- Zunächst kommt alles bei mir an, manchmal in alten Ordnern oder Mappen, oft lose oder noch in Briefumschlägen. Manchmal gebracht, manchmal geschickt. Aber meistens unsortiert.
- Ich enthefte erstmal alles, entfalte Briefe, lege alles auf Stapel, entsorge gegebenenfalls leere Briefumschläge.
- Dann sortiere ich thematisch vor und bilde neue Stapel, die ich anschließend chronologisch ordnen kann. Dabei werden eventuelle Kopien und überflüssige Anschreiben etc. aussortiert und geschreddert.
- Jetzt sorgt der Locher dafür, dass alles ordentlich in die neuen Ordner (je nach Kundenwunsch auch farbig) geheftet werden kann. Wenn noch intakt und sauber, nutze ich die alten Ordner selbstverständlich gerne wieder.
- Urkunden kommen in Folien und beschriftete Trennblätter in die Ordner. Und zum Schluß werden die Ordner beschriftet mit dem, was sich darin befindet. So finden Sie alles auf den ersten Blick ins Regal.
- Falls Dokumente digitalisiert werden sollten, werden diese nach dem chronologischen Ordnen gescannt und anschließend ebenfalls geschreddert.
- Wenn Übersichten gewünscht sind, werden Tabellen erstellt.
- Am Ende ist alles aufgeräumt und kann an die Kunden zurückgegeben werden.
Die meisten denken jetzt, das geht ja schnell. Aber wer das schon einmal selbst gemacht hat, weiß, dass das nicht der Fall ist.
Beispiele:
Für das, was auf den ersten beiden Bildern zu sehen ist, habe ich 38,5 Stunden (ohne scannen) benötigt.
Die Menge auf dem letzten Bild war bei Anlieferung in 3 großen Umzugskartons lose und komplett durcheinander, hat sich nach dem Vorsortieren auf etwa 2/3 reduziert und hatte einen Zeitaufwand von 86 Stunden (inkl. scannen, vernichten und Tabellen erstellen).